Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam là đơn vị phụ thuộc của thương nhân nước ngoài, được thành lập để tìm hiểu thị trường và thực hiện một số hoạt động xúc tiến thương mại. Vậy thành lập văn phòng đại diện nước ngoài được pháp luật Việt Nam quy định như thế nào? Câu hỏi trên sẽ được giải đáp trong bài viết dưới đây của Tư vấn Blue.
- Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện của công ty nước ngoài:
- Đơn đề nghị thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam;
- Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài được cơ quan có thẩm quyền nơi công ty nước ngoài thành lập xác nhận;
- Văn bản bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài;
- Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất;
- Bản sao hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân (nếu là người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu Văn phòng đại diện;
- Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện bao gồm: Hợp đồng thuê văn phòng và Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất của bên cho thuê (nếu thuê của doanh nghiệp cần cung cấp thêm Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh có chức năng kinh doanh bất động sản);
- Ngoài ra, địa điểm đặt trụ sở Văn phòng đại diện công ty nước ngoài phải phù hợp với quy định của pháp luật Việt Nam về điều kiện an ninh, trật tự, an toàn vệ sinh lao động và các điều kiện khác theo quy định của pháp luật
Lưu ý: các giấy tờ như giấy đăng ký kinh doanh, báo cáo tài chính, điều lệ công ty phải được dịch ra tiếng Việt và được cơ quan lãnh sự ngoại giao ở nước ngoài chứng nhận và thực hiện hợp pháp hóa theo quy định của pháp luật hiện hành của Việt Nam
- Cơ quan cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện
Cơ quan cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện được quy định cụ thể tại Điều 5 Nghị định 07/2016/NĐ-CP:
- Sở Công Thương các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi thương nhân dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện ngoài khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao thực hiện việc cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện.
- Ban quản lý khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao (sau đây gọi chung là Ban quản lý) thực hiện việc cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện trong khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao.
- Thủ tục thành lập
- Bước 1: Nộp hồ sơ qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp
+ Trường hợp sau khi thụ lý hồ sơ, nếu cần bổ sung, điều chỉnh hồ sơ cho hợp lệ cơ quan có thẩm quyền sẽ thông báo cho thương gia nước ngoài
+ Trong thời hạn 15 ngày làm việc, kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Sở Công thương hoàn thành việc thẩm định và cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện
- Bước 2: Nộp hồ sơ bản gốc tại Văn phòng đăng ký kinh doanh trong trường hợp hồ sơ nộp qua mạng hợp lệ
- Bước 3: Nhận kết quả
Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài có thời hạn 05 năm nhưng không vượt quá thời hạn còn lại của Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài trong trường hợp pháp luật nước ngoài có quy định thời hạn Giấy đăng ký kinh doanh của thương nhân nước ngoài.
- Các thủ tục sau thành lập:
-Công bố thông tin về văn phòng đại diện công ty nước ngoài
-Mở tài khoản chuyên chi bằng ngoại tệ và tài khoản chuyên chi bằng đồng Việt Nam có gốc ngoại tệ tại Ngân hàng được phép hoạt động tại Việt Nam và chỉ được sử dụng tài khoản này vào hoạt động của Văn phòng đại diện;
– Gửi báo cáo bằng văn bản về hoạt động trong năm của mình tới Sở Công thương (theo mẫu) theo định kỳ hàng năm, trước ngày 30 tháng 01 năm kế tiếp
-Lập sổ quỹ tiền mặt ghi nhận toàn bộ khoản thu chi trong quá trình hoạt động của Văn phòng đại diện;
-Xin cấp giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài làm việc tại Văn phòng đại diện (nếu có);
Văn phòng đại diện phải làm báo cáo hoạt động hàng năm (theo mẫu) gửi và có xác nhận của Sở Công thương;
-Ký hợp đồng lao động với trưởng đại diện và các lao động của Văn phòng đại diện;
-Hàng năm Công ty nước ngoài phải xác nhận lương và thu nhập (theo mẫu) cho trưởng đại diện và các lao động của Văn phòng đại diện;
-Nộp thuế thu nhập cá nhân cho trưởng đại diện và các lao động của Văn phòng đại diện (nếu có). Lưu ý, khi nộp thuế lưu lại toàn bộ tờ khai nộp thuế và biên lai thu thuế của cơ quan nhà nước và quyết toán thuế thu nhập hàng năm cho trưởng đại diện và các lao động của Văn phòng đại diện;
-Các nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật hiện hành;
Hãy liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ tư vấn miễn phí!
